Regulamin świadczenia usług

§1. Definicje

• Usługodawca - Kamil Buczak Doradztwo, NIP: 5214037351, kontakt@politely.pl
• Serwis / Politely - aplikacja SaaS dostępna pod adresem politely.pl, umożliwiająca automatyczne wysyłanie przypomnień o płatnościach
• Klient - przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność, spółka lub inna osoba prawna) rejestrująca konto w Serwisie
• Kontrahent - osoba trzecia (dłużnik Klienta), do której Serwis wysyła przypomnienia o płatnościach w imieniu Klienta
• Plan / Abonament - wybrany przez Klienta pakiet usług (Starter, Biznes, Scale) z określonym limitem faktur i funkcjonalnościami
• Okres próbny (Trial) - 30-dniowy bezpłatny okres korzystania z Serwisu, z limitem 15 faktur
• Regulamin - niniejszy dokument
• RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679

§2. Zakres usługi

Politely świadczy usługę automatycznego systemu przypomnień o płatnościach faktur, obejmującą:

• Integrację z systemami fakturowymi oraz API
• Automatyczną wysyłkę komunikatów przypominających o płatnościach różnymi kanałami (e-mail, SMS, voice bot) zgodnie z konfiguracją sekwencji
• Generowanie wezwań do zapłaty w formacie PDF
• Panel zarządzania fakturami, kontrahentami i historią komunikacji
• Link do płatności online (karta, BLIK) - realizowany przez Stripe
• Raporty miesięczne (plan Biznes i wyższe)

Usługa skierowana jest wyłącznie do przedsiębiorców (B2B). Politely nie świadczy usług na rzecz konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.

§3. Rejestracja i konto

Korzystanie z Serwisu wymaga rejestracji konta. Klient zobowiązuje się do:

• Podania prawdziwych i aktualnych danych rejestracyjnych
• Zachowania poufności danych dostępowych (login, hasło)
• Niezwłocznego powiadomienia Usługodawcy o nieautoryzowanym dostępie do konta
• Korzystania z Serwisu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i niniejszym Regulaminem
• Podania podczas rejestracji nazwy nadawcy SMS (max 11 znaków alfanumerycznych, bez spacji i polskich znaków), która zostanie zarejestrowana w systemie operatorów telekomunikacyjnych. Do czasu akceptacji nazwy przez operatorów (zwykle 1-2 dni robocze) wiadomości SMS wysyłane są z numeru współdzielonego bramki SMSapi.

Jedno konto może być użytkowane przez jedną organizację. Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy rejestracji lub zawieszenia konta bez podania przyczyny, jeśli zachodzi podejrzenie naruszenia Regulaminu.

§4. Okres próbny (Trial)

• Nowi Klienci mogą korzystać z Serwisu przez 30 dni bezpłatnie
• W okresie próbnym obowiązuje limit 15 faktur
• Po upływie okresu próbnego Serwis automatycznie przechodzi na wybrany plan płatny lub zostaje zawieszony do momentu wyboru planu i podania danych płatniczych
• Usługodawca może zakończyć okres próbny w dowolnym momencie

§5. Plany abonamentowe i płatności

5.1. Dostępne plany

• Starter - 349 zł netto/msc, do 30 faktur miesięcznie
• Biznes - 699 zł netto/msc, do 150 faktur miesięcznie
• Scale - 1499 zł netto/msc, do 500 faktur miesięcznie
• Enterprise - wycena indywidualna, powyżej 500 faktur miesięcznie

Wszystkie ceny są cenami netto. Do cen doliczany jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5.2. Warunki płatności

• Płatności abonamentowe pobierane są z góry, cyklicznie co miesiąc, za pośrednictwem Stripe Inc.
• Pierwszy abonament pobierany jest automatycznie w dniu zakończenia okresu próbnego lub w dniu wyboru planu (jeśli Klient nie korzystał z trialu)
• Faktura VAT wystawiana jest automatycznie i przesyłana na adres e-mail Klienta
• W przypadku niepowodzenia płatności Klient otrzymuje powiadomienie e-mail; Usługodawca podejmuje 3 próby pobrania w ciągu 7 dni, po czym konto zostaje zawieszone

5.3. Zmiana planu

Klient może zmienić plan w dowolnym momencie z poziomu panelu. Zmiana na wyższy plan następuje natychmiast z rozliczeniem proporcjonalnym. Zmiana na niższy plan wchodzi w życie od kolejnego okresu rozliczeniowego.

§6. Rezygnacja i rozwiązanie umowy

• Klient może zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie z poziomu panelu lub pisząc na kontakt@politely.pl
• Rezygnacja jest skuteczna od końca bieżącego okresu rozliczeniowego - dostęp do Serwisu pozostaje aktywny do końca opłaconego okresu
• Usługodawca nie zwraca opłat za niewykorzystany okres abonamentowy, z wyjątkiem przypadków opisanych w §8
• Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu lub działania na szkodę Serwisu lub osób trzecich
• Po rozwiązaniu umowy dane Klienta przechowywane są przez 90 dni, po czym są usuwane - z wyjątkiem danych wymaganych przez przepisy prawa (np. dokumentacja księgowa)

§7. Obowiązki Klienta

Klient korzystając z Serwisu zobowiązuje się do:

• Korzystania z Serwisu wyłącznie do celów zgodnych z prawem - tj. wysyłania przypomnień o rzeczywistych i wymagalnych należnościach wobec swoich kontrahentów
• Posiadania ważnej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych swoich kontrahentów (np. umowy, faktury) przed wprowadzeniem ich do Serwisu
• Nieużywania Serwisu do wysyłania treści niezgodnych z prawem, wprowadzających w błąd, nękających lub stanowiących spam
• Niezwłocznego aktualizowania statusu faktur - w szczególności oznaczania faktur jako opłacone, aby sekwencja przypomnień mogła zostać zatrzymana
• Nieudostępniania dostępu do konta osobom trzecim spoza organizacji Klienta
• Podania nazwy nadawcy SMS która jednoznacznie go identyfikuje i do której posiada prawo. Klient oświadcza że nazwa nie narusza praw osób trzecich, nie wprowadza w błąd co do tożsamości nadawcy i nie naśladuje nazw instytucji publicznych, banków ani operatorów telekomunikacyjnych. Politely rejestruje nazwę w imieniu Klienta jako podmiot techniczny i nie ponosi odpowiedzialności za odrzucenie nazwy przez operatora.
• W przypadku konfiguracji własnej domeny wysyłkowej - Klient oświadcza że jest właścicielem lub administratorem tej domeny i posiada uprawnienia do jej konfiguracji. Klient jest odpowiedzialny za prawidłowe dodanie rekordów DNS wskazanych przez Politely. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za problemy z dostarczalnością wiadomości wynikające z nieprawidłowej konfiguracji DNS przez Klienta.
• Posiadania podstawy prawnej do kontaktowania się ze swoimi kontrahentami przez automatyczne kanały komunikacji (e-mail, SMS, połączenia głosowe) w sprawie wymagalnych należności. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za legalność kontaktu z kontrahentem.

Klient ponosi pełną odpowiedzialność za treść i legalność danych wprowadzonych do Serwisu oraz za zgodność korzystania z Serwisu z przepisami prawa obowiązującymi w jego jurysdykcji.

§8. Odpowiedzialność i ograniczenia

8.1. Odpowiedzialność Usługodawcy

Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia usługi z należytą starannością i dąży do zapewnienia dostępności Serwisu na poziomie 99% w skali miesiąca (z wyłączeniem planowanych prac serwisowych).

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• Decyzje płatnicze kontrahentów Klienta - Serwis wysyła przypomnienia, nie gwarantuje zapłaty
• Przerwy w działaniu spowodowane awarią podprocesorów (Stripe, SMSapi, Supabase, Vercel, KSeF)
• Szkody wynikające z podania przez Klienta nieprawidłowych danych kontrahentów
• Szkody pośrednie, utracone korzyści lub szkody wynikające z utraty danych, chyba że szkoda wynikła z umyślnego działania Usługodawcy

Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta ograniczona jest do wysokości opłat abonamentowych uiszczonych przez Klienta w ciągu ostatnich 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niedostarczenie wiadomości SMS wynikające z działania operatorów telekomunikacyjnych, odrzucenia nazwy nadawcy lub ograniczeń technicznych bramki SMSapi. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za problemy z dostarczalnością e-maili wynikające z nieprawidłowej konfiguracji DNS domeny Klienta lub działania filtrów antyspamowych po stronie odbiorcy.

8.2. Uprawnienie do zwrotu

W przypadku niedostępności Serwisu przekraczającej 72 godziny z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy, Klientowi przysługuje proporcjonalne obniżenie opłaty abonamentowej za dany miesiąc.

§9. Powierzenie przetwarzania danych (DPA)

W zakresie, w jakim Klient wprowadza do Serwisu dane osobowe swoich kontrahentów, strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO, na następujących warunkach:

• Administrator danych: Klient
• Podmiot przetwarzający: Usługodawca (Politely)
• Cel przetwarzania: wysyłanie przypomnień o płatnościach faktur w imieniu Klienta
• Kategorie danych: imię i nazwisko / nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, dane faktur, nazwa nadawcy SMS Klienta przetwarzana w celu rejestracji w systemach operatorów telekomunikacyjnych, domena e-mail Klienta przetwarzana w celu konfiguracji wysyłki w platformie Resend
• Czas przetwarzania: przez czas trwania umowy z Klientem

Usługodawca przetwarza dane kontrahentów wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Klienta, wdraża odpowiednie środki bezpieczeństwa oraz umożliwia korzystanie wyłącznie z podprocesorów wymienionych w Polityce Prywatności. Usługodawca zobowiązuje się do pomocy Klientowi w wykonywaniu obowiązków wynikających z RODO, w tym obsługi żądań osób, których dane dotyczą.

§10. Własność intelektualna

Wszelkie prawa własności intelektualnej do Serwisu Politely, w tym kod źródłowy, interfejs, znaki towarowe i materiały marketingowe, należą do Usługodawcy. Klient otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Serwisu wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w §2.

Dane wprowadzane przez Klienta do Serwisu (dane faktur, danych kontrahentów) pozostają własnością Klienta. Usługodawca nie przenosi praw do tych danych na osoby trzecie, z wyjątkiem podprocesorów niezbędnych do świadczenia usługi.

§11. Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O zmianach Klienci informowani są drogą e-mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Brak rezygnacji z usługi przed datą wejścia zmian w życie oznacza ich akceptację. Aktualna wersja Regulaminu zawsze dostępna jest pod adresem politely.pl/regulamin.

§12. Postanowienia końcowe

• Regulamin podlega prawu polskiemu
• Sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy
• Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc
• Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 maja 2026 r.

Dane kontaktowe

• E-mail: kontakt@politely.pl
• Telefon: +48 538 390 550
• Kamil Buczak Doradztwo · NIP: 5214037351